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Cómo ser un buen comunicador. Las 10 habilidades imprescindibles para el éxito laboral
La comunicación es la base para crear relaciones ya sean de ámbito personal como profesional. La capacidad de comunicarse forma parte de las habilidades sociales que nos permiten desenvolvernos de forma eficaz y natural con otras personas. Por eso, ser un buen comunicador favorece la integración y aceptación tanto en grupos sociales como laborales y ayuda a reforzar la autoestima y confianza de la persona. Las personas con grandes habilidades sociales poseen mayor seguridad y saben comunicarse de manera asertiva, esto quiere decir, que sabe cómo defender su opinión y punto de vista respetando las opiniones de las otras personas.
Es imprescindible que las habilidades de comunicación queden reflejadas en el currículum y en la carta de presentación, para ello se debe cuidar el vocabulario y la redacción, así como resaltarlo en el apartado “sobre mi” donde enumeramos nuestras aptitudes. Los profesionales de recursos humanos buscan perfiles con fuertes habilidades sociales y son las entrevistas de trabajo el escenario perfecto para demostrar que somos buenos comunicadores. Una vez contratados tendremos la oportunidad de seguir potenciando estas habilidades con compañeros y superiores.
Para ser un buen comunicador y resaltar sobre el resto de candidatos hay que trabajar estos puntos:
1. Lenguaje verbal
Aunque en la comunicación entran en juego muchos elementos el lenguaje verbal es uno de los pilares fundamentales a los cuales hay que prestar especial atención. Hablar con un tono de voz demasiado elevado o muy bajo, no vocalizar, utilizar un uso excesivo de muletillas como “¿me explico?”, “em”, “¿vale?”, etc. o arrastrar las palabras, resta fuerza al mensaje que deseamos transmitir y hacen perder la conexión con el interlocutor.
En una exposición o conversación es necesario ser concreto, saber realizar pausas, respetar los turnos de palabra y ser inclusivo en el mensaje.
Un buen comunicador sabe transmitir el contenido adecuado con las palabras necesarias consiguiendo mantener el interés y la atención de los receptores. Si en nuestro mensaje nos vamos por las ramas perderemos la atención de las otras personas y se perderá el mensaje. Una buena práctica es pensar lo que queremos decir y, en el caso de una exposición muy larga, apuntar los puntos que queremos tratar. En definitiva, los mensajes deben de ser claros y concisos.
2. Escucha activa
Ser un buen oyente te permite recibir toda la información, procesarla y trabajar con ella. Tanto si es para debatir sobre un tema, responder o solucionar un problema, es básico haber prestado atención al mensaje recibido previamente. Durante la escucha activa es positivo realizar preguntas aclaratorias y reformular cuestiones para asegurarnos de que hemos entendido al 100% a la otra persona. De esta manera también se demuestra el interés y empatía por los demás, porque escuchar de forma activa implica poner una atención plena en lo que la otra persona está diciendo, intentando comprender sus pensamientos, ideas y sentimientos.
Para reforzar esta escucha activa nos podemos ayudar de frases como: “entonces, lo que estás diciendo es…”, “¡ah! Te refieres a…”, “cuéntame más sobre…”, “¿quieres decir que te sentiste de esta manera…?”, “ya veo, y ¿qué paso?”, etc.
3. Empatía
La empatía es básicamente ponerse en el lugar de la otra persona. Ser empático es una de las habilidades sociales más valoradas porque ayuda a entender las necesidades de los demás, comprender su situación y forma de actuación. Algunas de las frases que podemos utilizar para mostrar empatía son “entiendo lo que dices”, “comprendo tu situación”, etc. Y aunque no estemos de acuerdo con las opiniones o puntos de vista de los compañeros, empleados o amigos, ser empático ayuda a la hora de enviar un mensaje más claro y efectivo.
4. Amabilidad
Tener una actitud amable favorece que las personas se acerquen y quieran interactuar con nosotros. Para mostrar esta actitud se pueden adoptar sencillos gestos como sonreír, mantener el contacto visual (sin llegar a incomodar fijando la mirada durante largo tiempo) y tener una postura corporal receptiva como estar inclinados ligeramente hacia el interlocutor o afirmar con la cabeza; dar los buenos días y despedirnos al finalizar la jornada, desear un buen fin de semana, realizar alguna preguntan personal, etc. También podemos adoptar esta aptitud amable en los correos electrónicos empezando o finalizando con, por ejemplo, “espero que estés teniendo un buen día”.
5. Comentarios positivos
Cada vez hay una mayor conciencia a la hora de transmitir los mensajes de forma que tengan una connotación constructiva, es decir, que refuerce la autoestima y fomente la superación. Para que la comunicación sea positiva es necesario recibir, pero también realizarlos. Estos comentarios elogian el trabajo de las demás personas y pueden ser un simple “buen trabajo”, “enhorabuena”, “gracias por tu opinión”, “un punto de vista muy interesante”, etc. Es necesario implementarlos de forma que sean parte de nuestra rutina de trabajo por parte de todos los miembros de un equipo.
6. Comunicación escrita
Dominar la comunicación escrita es cada vez más necesario dado que las nuevas tecnologías han incrementando esta manera de interactuar y también gracias a los nuevos modelos de empresa más globalizados. Los correos electrónicos, redes sociales, contenidos webs, reviews, WhatsApps, etc. forman parte de nuestra vida cotidiana y es muy importante cuidar la imagen que transmitimos a través de estos medios. En anteriores blogs hemos comentado que cada día es más frecuente que los reclutadores investiguen el perfil de las redes sociales de los candidatos a un puesto de trabajo, de nada servirá realizar una carta de presentación impecable si en las publicaciones de las redes sociales tenemos faltas de ortografía.
De igual manera que en la comunicación oral es necesario saber persuadir, convencer y negociar también lo es a través de este canal. Los mensajes escritos son una de las vías de comunicación más utilizadas para tratar entre empresas, así que mejorar nuestras habilidades escritas nos ayudarán en nuestras relaciones laborales.
5. Comunicación no verbal
Llegar a controlar la comunicación no verbal requiere de trabajo y autocontrol. Nuestro cuerpo reacciona de forma involuntaria a ciertos estímulos, por ejemplo, si algo huele mal es casi imposible poner una cara neutra en vez de una que muestre que ese olor nos produce repugnancia. De igual manera, ante una situación o pregunta que nos resulta incomoda o con la que no estamos de acuerdo es muy probable que crucemos los brazos o adquiramos una postura defensiva de manera inconsciente, o si ocultamos algo evitemos el contacto visual. Si queremos transmitir que estamos receptivos debemos mostrar una postura relajada y no realizar gestos bruscos. También es importante analizar al interlocutor para conocer las señales no verbales que transmite.
7. Confianza
La confianza hay que generarla y transmitirla. Se trasmite utilizando simples recursos como mantener un tono firme y seguro que no tenga connotaciones dubitativas o las frases suenen a pregunta en vez de a afirmación. Para mostrar confianza también es importante mantener el contacto visual porque ayudará a reforzar el mensaje. Hay que remarcar que mostrar confianza no es ser arrogante o agresivo, sino es mantenerse firme pero amigable ante una opinión.
8. Mente abierta
Los conflictos y discrepancias son inevitables en cualquier relación personal y laboral. Saber actuar y manejar estas situaciones de una forma sana es esencial para que las relaciones funcionen. Es necesario saber afrontar conflictos y enfrentarnos a ellos; si los evitamos terminarán por enquistarse lo que provocará resentimientos y mal estar. Para que esto no suceda debemos ser conscientes de que puede haber diferentes puntos de vista sobre un mismo hecho y los debemos escuchar sin juzgar inmediatamente. Es fundamental respetar todas las opiniones y para ello mantener la mente abierta y flexible favorecerá tener conversaciones más honestas y productivas. Para ello debemos adoptar una actitud calmada, no defensiva y respetuosa comunicando nuestras opciones de forma que las otras personas no se sientan atacadas.
9. Respeto
Todas las opiniones, creencias, ideas y valores deben de ser respetados. A todos nos gusta que nos respete, pero para que esto suceda también debemos respetar a los demás. Todos los puntos que hemos nombrado anteriormente tienen como base el respeto: escuchar activamente, mantener el contacto visual, ser empático, etc. demuestran que respetamos y nos interesamos por los demás. El respeto debe transmitirse en todas las formas de comunicación, por ejemplo, llamadas telefónicas, emails o WhatsApps.
En una llamada debemos evitar las distracciones y hacer sentir a la persona que estamos centrados en la conversación evitando acciones como comer, hablar con otros compañeros mientras estamos al teléfono, crear silencios o pausas muy largas, etc. A veces basta con un “ajá” para que la persona sienta que está siendo escuchada. De igual forma en un correo electrónico, WhatsApp, nota, etc. es imprescindible transmitir respeto. Para ello debemos saludar y despedirnos y redactar cuidadosamente mostrando que te has tomado tu tiempo para hacer llegar el mensaje de forma adecuada; si el mensaje que escribes es confuso o está mal redactado la persona receptora pensará que no la respetas lo suficiente como para dedicarle el tiempo necesario.
10. Elegir el medio adecuado
En el trabajo debemos ser reflexivos y saber qué forma de comunicación utilizar en cada momento. Debemos valorar a quién nos queremos dirigir y sobre qué queremos hablar. Para conversaciones serias como por ejemplo negociar un aumento de salario lo adecuado es hacerlo en persona. Si nos queremos dirigir a una persona muy ocupada, como puede ser el jefe, probablemente el medio más adecuado es a través del email para no interrumpir su trabajo.
El buen comunicador no nace, sino que se hace. Trabajar estos puntos te ayudarán a mejorar las relaciones personales y profesionales. Recuerda que en plan Fija te damos todas las herramientas necesarias para incorporarte al mundo laboral y realizar con éxito entrevistas de trabajo, currículum, carta de presentación y te acompañamos durante todo el periodo de contratación. Debido al COVID-19 hemos suspendido la atención presencial, pero seguimos trabajando y os atenderemos vía email y por teléfono. No olvides seguirnos en Twitter e Instagram para estar al día de todas nuestras ofertas de trabajo. ¡Te esperamos!